Práctica y Reflexiones sobre la Gestión y Auditoría de Proveedores en Empresas de Forja Aeronáutica

Práctica y Reflexiones sobre la Gestión y Auditoría de Proveedores en Empresas de Forja Aeronáutica

Basándose en los últimos años, los problemas de calidad causados por los productos de los proveedores han llevado a una serie de problemas que afectan la producción y entrega de la empresa, causando insatisfacción y quejas de los clientes, resultando en pérdidas económicas significativas. Esto ha generado efectos negativos en la reputación de la empresa y ha afectado las puntuaciones de rendimiento, aumentando los costos y la presión. Según estadísticas, de 2018 a 2020, el número promedio anual de problemas de calidad en lotes informados por clientes debido a problemas de calidad de materiales fue superior a cinco, afectando severamente la entrega de productos y la compatibilidad de modelos.

Estrategia de Gestión de Calidad de Proveedores

En las cadenas de suministro modernas, las relaciones entre empresas no son simples relaciones de «comprador-vendedor», sino asociaciones estratégicas. En sistemas de gestión de calidad, los proveedores no pueden ser simplemente vistos como factores externos, sino como parte integral de la empresa. El control y gestión de calidad durante el proceso de compra no deben limitarse a inspecciones de entrada, sino incluir la gestión y auditoría de proveedores, es decir, la gestión y auditoría de proveedores.

Gestión y Auditoría de Proveedores

La gestión y auditoría de proveedores implica evaluar el desempeño y operaciones de los proveedores. Este proceso se realiza después de completar investigaciones de mercado y selección preliminar de proveedores potenciales o existentes, con el objetivo de desarrollar proveedores en socios estratégicos.

Niveles y Formas de Gestión y Auditoría de Proveedores

Dependiendo de la forma y nivel de control de compra, la gestión y auditoría de proveedores puede incluir auditorías de productos, procesos, capacidad de aseguramiento de calidad, sistemas de gestión de calidad y auditorías integrales del sistema de gestión empresarial. La selección de modos de auditoría puede adaptarse según la naturaleza de los problemas. Por ejemplo:

• Auditoría de Productos: Confirma la calidad de los productos proporcionados por los proveedores a través de inspecciones de muestras antes de la entrega y controles de entrada de materiales.
• Auditoría de Procesos: Se centra en verificar la idoneidad del proceso de producción y evaluar el nivel técnico.
• Auditoría de Capacidad de Aseguramiento de Calidad: Se centra en el control de calidad durante el proceso de producción, incluyendo condiciones controladas, auditorías internas, revisiones de gestión y estado de auto-mejora.
• Auditoría Integral: Involucra control financiero y de costos, planificación de producción, manufactura, sistemas de información y capacidad de ingeniería.

Métodos de Gestión y Auditoría de Proveedores

Los métodos comunes incluyen encuestas, evaluaciones en el lugar, evaluaciones de rendimiento y evaluaciones integrales. Las encuestas son útiles para recopilar información fija sobre los proveedores pero proporcionan información limitada en comparación con otros métodos. Las evaluaciones de rendimiento evalúan la progresión de entrega, calidad del producto, precios, retroalimentación oportuna sobre problemas de calidad y eficiencia del servicio de manera integral. La evaluación de costos integrales evalúa la adquisición, calidad, producción, planificación y ventas financieramente y sistemáticamente, identificando medidas viables de reducción de costos y compartiendo beneficios.

Procedimientos de Gestión y Auditoría de Proveedores

1. Investigación de Mercado y Recopilación de Información
   • Recopilar información sobre análisis de mercado, calidad del producto, precios, escala de producción de los proveedores. Esta información es la base para la gestión y auditoría de proveedores.
2. Recomendaciones de la Industria y Clientes
   • Las investigaciones de la industria y recomendaciones de clientes pueden servir como formas efectivas de seleccionar proveedores.
3. Determinar Indicadores Clave para la Gestión y Auditoría de Proveedores
   • Los proveedores tienen diferentes niveles de importancia y uso dentro de la empresa. Adaptar métodos de gestión y auditoría según las necesidades y características específicas del producto de la empresa.
4. Establecer Oficina Independiente de Gestión de Proveedores y Equipos de Auditoría
   • Establecer una oficina independiente de gestión de proveedores responsable de organizar y gestionar a los proveedores. Para productos de bajo valor y baja calidad, un pequeño equipo de auditoría compuesto por departamentos de compras y calidad puede manejar auditorías de productos. Para productos de alto valor y alta calidad, la oficina de gestión de proveedores debe organizar equipos de auditoría más grandes que involucren departamentos de calidad, técnica, pruebas, compras y producción, e incluso departamentos financieros y de auditoría si es necesario.
5. Puntuación y Evaluación Integral de Proveedores
   • Realizar puntuaciones y evaluaciones integrales de proveedores basadas en diferentes pesos asignados a cada elemento de auditoría, reflejando su importancia.
6. Implementación de Auditorías de Proveedores
   • Por ejemplo, en auditorías de capacidad de aseguramiento de calidad, los equipos de auditoría compuestos por departamentos de compras, técnica y calidad evalúan si los proveedores pueden producir productos que cumplan con los estándares requeridos y si tienen la capacidad de producir productos de calidad de manera consistente.

Enfoque de Auditoría del Departamento Técnico

• Verificar si los proveedores pueden producir productos que cumplan con los estándares requeridos.
  • Capacidades de personal: Composición y calificación del personal técnico, operadores de campo, inspectores.
  • Estado de equipos: Precisión, uso, mantenimiento y capacidad de producción de equipos principales.
  • Métodos de prueba: Precisión, calibración y condiciones de equipos de prueba principales.
  • Documentación técnica: Revisión de documentos técnicos, especificaciones de proceso, verificación del estado técnico y cumplimiento con contratos y estándares.
  • Cumplimiento de pedidos: Evaluar cómo bien los proveedores cumplen los requisitos contractuales, enfocándose en fechas de entrega, precios, calidad del producto y eficiencia del servicio.

Enfoque de Auditoría del Departamento de Compras

• Estado de cumplimiento de contratos: Evaluar basándose en la ejecución previa de contratos con el proveedor en términos de fechas de entrega, precios, calidad del producto y calidad del servicio.

Enfoque de Auditoría del Departamento de Calidad

• Verificar si los proveedores pueden producir consistentemente productos que cumplan con los estándares requeridos.
  • Documentación de sistemas de gestión de calidad.
  • Operación de sistemas de gestión de calidad (auditorías internas, revisiones de gestión).
  • Registros de calidad y evidencia a lo largo del proceso de realización del producto (adquisición de materiales, proceso de producción, procesos especiales, inspección final, control de productos no conformes, control de documentos).

Aplicación de Sistemas de Gestión y Auditoría de Proveedores

Basándose en los resultados de la auditoría, los proveedores pueden clasificarse en tres categorías:

1. Proveedores Calificados
   • Los proveedores que cumplan con los siguientes criterios pueden proporcionar productos a la empresa:
     • El departamento técnico confirma que el proveedor puede producir productos que cumplan con los estándares de la empresa.
     • Los sistemas de gestión de calidad establecidos garantizan la producción constante de productos de calidad.
     • Los productos de muestra pasan la inspección o las pruebas de pequeños lotes de tres son satisfactorias y obtienen aprobación del cliente.
     • Acciones correctivas efectivas tomadas para no conformidades verificadas por el departamento de calidad.
2. Proveedores No Calificados
   • Los proveedores que no cumplan con alguno de los siguientes criterios no pueden proporcionar productos a la empresa:
     • Falta de capacidad técnica para producir productos que cumplan con los estándares de la empresa.
     • Los productos de muestra no pasan la inspección o no cumplen con los requisitos después de pruebas de pequeños lotes.
     • Defectos graves en los sistemas de gestión de calidad o falta de informes y completación de acciones correctivas dentro de plazos especificados.
     • Proporcionan consistentemente productos no conformes y muestran mal desempeño a pesar de los esfuerzos correctivos.
3. Proveedores Condicionalmente Calificados
   • Los proveedores que cumplan con ciertos criterios pueden suministrar cantidades limitadas de productos, sujetas a inspecciones de entrada más estrictas:
     • Los productos de muestra parcialmente cumplen con los estándares.
     • Proveedores designados para clientes o productos específicos.
     • Proveedores capaces de realizar acciones correctivas oportunas para no conformidades identificadas.

Innovaciones Específicas y Prácticas Típicas en la Gestión de Proveedores

1. Establecer una Lista de Proveedores Calificados
   • Desarrollar una lista de proveedores calificados a través de un proceso de calificación, evaluación y evaluación de rendimiento anual.
   • Implementar gestión dinámica de la lista de proveedores calificados basada en métricas de rendimiento.
2. Mejorar la Supervisión y Gestión de Proveedores
   • Realizar inspecciones en el lugar o encuestas para prevenir problemas regionales o sistémicos.
   • Desarrollar una lista de comprobación integral para auditorías, ajustando según las características y elementos de auditoría de los proveedores.
   • Suplementar procedimientos existentes con regulaciones especializadas de auditoría para proveedores de materiales.
3. Firmar Acuerdos de Calidad con Proveedores
   • Desplazar los requisitos de calidad hacia arriba para mejorar las tasas de aceptación de materiales entrantes.
   • Implementar gradualmente acuerdos de calidad con todos los proveedores de materiales para asegurar una calidad constante.
4. Explorar Modelos Diversificados de Supervisión de Auditorías
   • Colaborar con representantes militares, unidades superiores y usuarios finales para formar equipos de auditoría conjuntos.
   • Realizar auditorías especializadas centradas en capacidades de calidad, estabilidad de proceso y evaluaciones técnicas.
   • Implementar estas prácticas con proveedores de materiales para lograr mejoras significativas.
5. Fortalecer Mecanismos de Evaluación de Proveedores
   • Realizar evaluaciones de rendimiento trimestrales y anuales de proveedores basadas en calidad, entrega, precios y niveles de servicio.
   • Implementar un sistema de clasificación usando medallas doradas, plateadas, amarillas y rojas.
   • Compartir resultados de evaluación con proveedores y unidades superiores para guiar decisiones de compra y mejorar competitividad.
6. Abordar Problemas Significativos de Calidad de Materiales
   • Realizar auditorías especializadas o de procesos conjuntamente con clientes para identificar causas raíz y aplicar acciones correctivas.
   • Participar en actividades de «doble cero» para mejorar la conciencia de calidad y la capacidad de auto-mejora entre proveedores.
7. Aprovechar Fuerzas Externas para Mejorar la Supervisión
   • Utilizar múltiples dimensiones de supervisión, incluyendo auditorías de terceros, supervisión de representantes militares y monitoreo de proveedores.
   • Combinar estos esfuerzos para mejorar la gestión general de proveedores y la calidad del producto.

Resultados Esperados

La gestión y auditoría efectiva de proveedores son componentes críticos de la cadena de suministro y cadena industrial de la empresa. En los últimos dos años, la implementación de estas medidas ha reducido significativamente los problemas de calidad derivados de proveedores. La mejora continua en la gestión de proveedores llevará a una provisión sostenida de productos de alta calidad, mejorando la competitividad en el mercado y la calidad del producto.